仕事を効率よく進められる人は、何が違うのか。元日本マイクロソフト役員の澤円氏は「報告や連絡といった過去の話に時間を使うのは、とてつもなくムダだ。仕事が速い人は未来志向で考え、3つの原則に沿ってタスクをさばいている」という。
生産性が低いのは「決める会議」をできないから
近年よく目にするキーワードの1つに「働き方改革」があります。ビジネスパーソンなら「日本人の働き方は非効率だ」というニュースやビジネス雑誌の記事を目にしたことがあるでしょう。世界的に見て、日本企業の生産性が低いことは紛れもない事実です。ある調査では、日本の就業者1人あたりの労働生産性は、G7の中で何と20年以上連続で最下位。OECD加盟38カ国中でも、32位という結果でした（公益財団法人日本生産性本部「労働生産性の国際比較 2024」調べ）。おそらく公表されている数値だけで計算されているので、サービス残業なども含めれば実際はもっと悪い数値だということも十分に考えられます。
なぜこんなことになるのか。澤氏は「決める会議をできないことが原因の1つではないか」と感じています。かつてマイクロソフトにいたときに、澤氏のチームに日本企業の人たちがビジネスインターンとして常駐していたのですが、彼らの1人の言葉に衝撃を受けたことがあるからです。
「報告」「連絡」はチャットでいい
彼がある日、澤氏に対してこう言いました。「会議で何かが決まるところを初めて見ました」。澤氏は会議で何も決めないなんて絶対にしないし、そもそも何も決まらない会議は招集自体をしません。だから、この言葉を聞いて心底驚いてしまったのです。
「日本企業にはムダな会議が多い」とは昔から言われていることですが、いつになっても改善されません。なぜか。澤氏は「会議でしたほうがいいこと」を理解していないからだと考えています。たとえば、ビジネスパーソンにとって「報連相」はおなじみですね。この「報告」に使うレポートに膨大な作業が発生していたり、「連絡」を対面で行ったりすることで時間を浪費している傾向があるのです。
考えてみれば「報告」と「連絡」は過去から現在までのすでに起きたことについての話なので、本来はITツールを用いて自動化し効率化できるはず。データは「見ればわかる」ものです。それをわざわざ時間を使って、人を集めて報告させることにまったく意味はありません。また、出席者は会議のために移動しなければなりません。コロナ禍以降、かなり考え方に変化は出ているようですが、ビジネスにおいて移動時間は何も生み出さないので、これもまたムダなものです。
“過去”に時間を使うのはとてつもなくムダ
澤氏は「過去に時間を使うのはとてつもなくムダだ」と断言します。仕事が速い人は未来志向で考え、タスクをさばいています。具体的には、作業直前に「自分でやる」か「人に任せる」か仕分けることが重要です。自分の得意分野は「任されるレベル」まで磨き、「何にどれくらい時間をかけているか」を把握することで、「無意識にムダにしている時間」を削減できます。
澤氏は『思考をアップデートする全技術』（アスコム）の中で、効率的にこなすための「タスク3原則」を提唱しています。この原則に沿って行動すれば、残業続きの状態から脱却し、定時で帰れるようになるといいます。
作業直前に「自分でやる」か「人に任せる」か仕分ける
具体的な方法として、澤氏は作業を始める前に、そのタスクを自分で行うべきか、他の人に任せるべきかを判断することを勧めます。自分にしかできないこと、自分が最も効率的にできることに集中し、それ以外は積極的に委譲する。これにより、時間の有効活用が可能になります。
また、自分の得意分野を「任されるレベル」まで磨くことも大切です。専門性を高めることで、より価値の高い仕事を任され、結果的に生産性が向上します。
「何にどれくらい時間をかけているか」を知る
澤氏は、自分の時間の使い方を可視化することの重要性も強調します。多くの人は「無意識にムダにしている時間」が想像以上に多いため、まずは現状を把握することが改善の第一歩です。タイムトラッキングツールを使うなどして、自分の行動を記録し、分析することで、無駄を発見しやすくなります。
以上のように、澤氏の提案する方法は、過去の報告や連絡に時間を費やすのではなく、未来志向でタスクを整理し、効率的に進めることにあります。これにより、残業を減らし、定時で帰れる働き方を実現できるというのが、澤氏の主張です。
