スクウェア・エニックス・ホールディングス社長の和田洋一氏は、報告書の作成について独自の考えを持っている。野村証券の営業マン時代、毎日上司に提出する営業日報を書きながら、報告書の意義に疑問を感じていたという。「営業で大切なのは結果を出すこと。一日の行動を記しただけの報告書に意味があるのか」と振り返る。
和田氏は、できる営業マンほど顧客リストが刻々と変化するため、上司はリストの変化だけをチェックすればよいと述べる。この経験から、現在も単なる報告だけの報告書は書かせていないという。
報告が必要な場合とは
和田氏によれば、報告が必要なのは当初の提案や前提に変更が生じた場合のみだという。進捗が気になる案件については、電話や携帯メールで直接問い合わせる。報告書では取り繕えても、不意打ちの質問では都合の悪いことを隠し通すのは難しいと指摘する。
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「部下のうそを見破るのは上司の義務です」と和田氏は強調する。自身も一切ごまかしが通じない厳しい上司に恵まれたからこそ、今の自分があると感謝している。
ホワイトボードの活用
口頭の報告にはホワイトボードが便利だと和田氏は言う。図表やキーワードを書きながら説明させると、担当者が案件をどこまで深く理解しているかがすぐにわかるという。
