営業コンサルタントの黒田昭彦氏は、著書『15分スケジュール すぐに成果を出す人の時間術』（明日香出版社）の中で、仕事ができる人ほど見た目よりも中身を重視し、未完成でも早めに見せたり、ひとこと確認するだけで仕事のスピードが2倍以上になると指摘している。サイバーエージェントの藤田晋社長が、2日間かけて仕上げた資料に激怒したエピソードを交え、資料作成の本質に迫る。
完成してから見せるリスク
多くの人は完璧な資料を作ってから上司や関係者に見せようとするが、黒田氏はこれが大きなリスクを伴うと警告する。方向性のズレなど根本的なフィードバックが入れば、せっかく作った資料の大部分を作り直すことになり、時間もモチベーションも大きくロスするからだ。完成してから見せるのではリスクが高すぎるという。
黒田氏は、資料作成においてドラフト段階での確認が、時短、品質、一発OKの鍵となると強調する。未完成でも早めに見せることで、修正の手戻りを最小限に抑えられる。
仕事ができる人は見た目を気にしない
黒田氏によれば、仕事ができる人ほど見た目の完成度にはこだわらない。構成案や手書きメモでも構わず、早い段階で関係者に共有する。これにより、方向性の確認が早期にでき、無駄な作業を省ける。
社内用の資料作成では、時短のカギとなる声かけが重要だ。例えば、「この方向性で進めていますが、問題ないですか？」と一言確認するだけで、後戻りを防げる。
資料作成の2つのフェーズ
黒田氏は資料作成を2つのフェーズに分ける。第一フェーズは0から1を生み出す発想段階、第二フェーズは1を100に仕上げる編集段階だ。特に労力の大きい0→1を極力なくす方法として、既存の成功事例を集めて活用することを推奨する。
聞いて回ると意外なほど協力者は出てくるもので、他部署の事例や過去の資料を参考にすることで、ゼロから作る手間を省ける。成功事例を集めて成果を最大化するのが効率的だ。
一晩寝かせると視点が切り替わる
資料の質を一段上に引き上げるには、一晩寝かせることも有効だ。時間を置くことで客観的な視点が得られ、改善点が見えやすくなる。黒田氏は、スケジュールに余裕を持たせて、完成後に見直す時間を確保することを勧めている。
サイバーエージェントの藤田晋氏は、社員が2日間かけて仕上げた資料に激怒したエピソードが有名だ。藤田氏は「完成度よりも、なぜその資料が必要か、何を伝えたいかが重要だ」と説き、見た目にこだわる前に本質を考えるよう求めたという。
黒田氏は、こうした姿勢こそが仕事の本質であり、未完成でも早めに見せることで、フィードバックを早く受け、修正を効率的に行えると結論づけている。
