メール処理の効率化を図るには、テンプレートを利用することが効果的だ。手紙を書くときに文例集を参考にするのと同様、自分がよく使うメールの文面をテンプレートとして保存し、場面に応じて修正して使う方法が勧められている。
テンプレート見直しの効果
基本のテンプレートを見直すことで、急いでいる時でも用件の漏れを防ぐことができ、メールの処理時間を短縮できる。また、自分が受け取ったメールで「これは」と思うものがあれば、積極的に真似るのも一つの方法だ。特に謝罪のメールは難しいため、受け手として納得できる謝罪メールを受け取った場合、それを参考にすると良い。
KYメールとの分かれ目
ただし、謝罪には軽い謝罪と重い謝罪があるため、状況を慎重に判断して内容をアレンジすることが重要だ。そこが「頭の良いメール」と「KYメール」との分かれ目になる。
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