仕事が時間通りに終わらない原因は、一般的に考えられている「計画性のなさ」ではない。むしろ、真面目な人や「いい人」ほど、雑多なタスクの吹きだまりになりやすいというのが実態だ。実行管理コンサルタントの佐藤彰太氏は、そのような人々が「頼んだら何でもやってくれる人」と見なされ、誰もやりたがらない面倒な仕事を押し付けられ、便利に使われてしまうと指摘する。
時間の主導権を握る重要性
「時間の使い方の主導権」を自分で握ることなく、何でも気安く引き受けてしまうのは計画崩壊の大元凶だと佐藤氏は述べる。そういう人は、どんな計画を立てても「気持ちよく仕事が終わっていく日々」を手に入れられないだろう。
対策として、予定外のタスクを一度は引き受けても、同時に「今度からは納期も含めて相談したい」などと示すことが有効だ。これは自分の時間をどう使うのかを決める権利、すなわち主導権を尊重してもらうために、仕事上の境界線を引く行為である。「しっかり自分で計画を立てて仕事をしている人」「気安く仕事を振りづらい人」と印象づけることが、自分のタスクの優先順位を守る予防線になる。
「やらないことリスト」の効用
多くの人は「やることリスト」を作成した経験があるが、「やらないことリスト」を作成している人は少ない。しかし佐藤氏の経験上、「やるべきでないこと」が「やるべきこと」を阻害しているために仕事が終わらないケースはよくある。例えば「動画のサブスクで延々とドラマを再生する」「延々とSNSを見る」などは、多くの人にとって「本来、やるべきではないこと」であり、自覚もあるはずだ。
それでもあえて紙に書き出さないのは、それが「本来、やるべきでないこと」だとわかりきっているからだろう。しかし、わかりきっていてもついついやってしまうのが人間だ。可視化することで自分自身に戒めを与え、時間の浪費を防ぐ効果が期待できる。
