コンプライアンス違反や情報セキュリティの不備による企業価値毀損のリスクが高まる中、経営・管理部門から従業員への周知・教育・報告の依頼メールが日常的に発信されている。しかし、タスク件数の増加に伴い、発信側、受信側、中間管理者の負荷が増大し、「リマインド疲れ」が本業の生産性を低下させる悩みが生じている。
大企業の課題と実態
日立ソリューションズの調査では、大企業の社内依頼において「重要依頼の対応忘れ・催促された経験」がある従業員は38.4%に上る。対応忘れや遅れは重大な経営リスクにつながるため、経営・管理部門や部門長はリマインドに注力せざるを得ず、隠れた負担となっている。
日立ソリューションズは、連結ベースで1万4000人超の従業員を擁する国内トップクラスのIT企業であり、自社でも同様の悩みを抱えていた。
「グループタスク リマインダーサービス」の特長
開発されたSaaS製品「グループタスク リマインダーサービス」は、全社員が始業時に立ち上げるポータルサイトに「TODOバー」を目立つように表示し、従業員個々のタスクを付箋紙型のタイルとして掲示。色分けで期限を把握でき、優先順位を直感的に判断できる。
導入効果と実績
日立ソリューションズが社内に導入したところ、各種タスクの「期限内の回答率」がメール依頼時の67%から98.2%に劇的に改善。初年度は1万3422時間、5年後は3万9461時間の工数削減を達成した。従業員満足度も向上し、「依頼を探すストレスが低減」「管理ストレスが大幅に改善」といった効果が得られた。
削減効果の背景には、メール方式での実施者がリマインドメールを探す時間、部門長が管理表を作成・リマインドする時間、発信者が回答を集計・リマインドする時間が削減されたことがある。
「グループタスク リマインダーサービス」は日立グループ内で広く浸透し、現在は従業員500人超の企業を中心に外部販売されており、利用者は13万人に上る。
