メールチェックや返信といった雑務に追われ、定時に帰れないビジネスパーソンは多い。資産10億円を築いた実業家で投資YouTuberの上岡正明氏は、Googleが提供する生成AI「Gemini」の「Gem」機能を活用すれば、メール作成を完全に自動化でき、メールに奪われていた時間を取り戻せると指摘する。
Gemとは？あらかじめ役割を設定できる機能
Geminiは「丁寧な文面で」「ビジネス敬語で」「件名もつけて」と直接指示することでメールを作成できるが、毎回同じ指示を入力するのは手間だ。そこで登場するのが「Gem」機能。GemはGeminiにあらかじめ役割やルールを設定しておける機能で、一度設定すれば、後は要件を箇条書きで投げるだけで最適なメールが生成される。
例えば「A社・納期延長・来週金曜まで」のようなメモ書きを入力するだけで、件名から結びまで整ったメールが出力される。新規メール、返信、お断り、お礼などを区別する必要はなく、単語を並べるだけでも機能する。
メール用Gemの具体的なプロンプト
上岡氏が推奨するメール用Gemのカスタム指示文（プロンプト）は以下の通りだ。
「あなたは優秀なビジネス秘書です。私が入力する『相手』と『要件（箇条書きや単語）』をもとに、最適なビジネスメールを作成してください。【ルール】1．今日が『何月何日（何曜日）』かを確認し、本文内の『明日』『明後日』などの言葉には必ず『具体的な日付（月／日）』を添えること。2．件名は具体的かつ短くわかりやすくすること。3．文体は『丁寧なビジネス敬語（標準）』とすること。4．構成は『宛名』『挨拶』『本文』『結び』の順にすること。5．読み手がネガティブに感じる内容は、角が立たない表現に変換すること。6．最後に、もし不足している情報があれば質問すること。」
まず、「ビジネスメールGem」という名前で新しいGemを作成し、このプロンプトをカスタム指示欄にコピーする。設定が完了したら、Gemのチャット欄に「A社・納期延長・材料不足・来週金曜まで」とだけ入力してみる。
実際の出力例：謝罪文まで自動生成
上記の入力に対し、Geminiは以下のようなメールを生成した。
件名：製品納期延期のご相談（3／27まで）
A社【担当者名】様
いつも大変お世話になっております。【自分の社名】の【自分の氏名】でございます。平素は格別のご愛顧を賜り、厚く御礼申し上げます。
この度、ご注文いただいております製品につきまして、誠に恐縮ながら納期延期のご相談をさせていただきたくご連絡差し上げました。現在、世界的な原材料の供給不足により、弊社内での製造工程に遅れが生じております。不測の事態とはいえ、当初の予定どおりの納品が困難な状況となりましたこと、深くお詫び申し上げます。
つきましては、納品日を以下のとおり変更させていただけないでしょうか。
【変更後の納期】3月27日（金）
大変ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。一日でも早くお届けできるよう、最大限の努力をしてまいる所存です。何卒ご事情をご理解いただき、ご了承くださいますようお願い申し上げます。本件につきまして、改めてお電話でもお詫びとご説明を差し上げる予定ですが、まずは取り急ぎ書面にてご連絡申し上げます。
さらに、Geminiは「より完璧なメールにするために」として、以下のアドバイスも提示した。
- 対象製品名：「ご注文いただいております製品」の部分を、具体的な製品名や注文番号に変更できますか？
- 相手の担当者名：宛名の「【担当者名】様」に入るお名前を教えていただけますか？
- 今後の対応：もし3月27日よりも早く納品できる可能性がある場合、その旨を一言添えるとより好印象です。
入力したのは「A社・納期延長・材料不足・来週金曜まで」のわずかな単語だけだが、お詫びの表現、日付の計算、構成すべてが整ったメールが生成され、さらに改善点のアドバイスまで得られる。
Gem機能で毎日繰り返す作業を自動化
上岡氏は、Gem機能を使えば「毎日繰り返す定型業務」を自動化でき、結果として定時退社が可能になると主張する。メール作成以外にも、議事録や企画書の作成、気を使う返事の自動化などにも応用できるという。
「ねぎらいから入る」といった指示をGemに追加すれば、相手を気遣う文面も自動生成される。また、コピー＆ペーストの手間も不要になり、思考の節約にもつながる。
上岡氏は『AIアウトプットの全技法』（アスコム）の中で、GeminiのGem機能を活用した業務効率化のノウハウを詳しく解説している。同書では、メール以外の文書作成やデータ分析への応用方法も紹介されており、AIを使いこなして時間を生み出すための具体的な手法が学べる。
まとめ：定時退社への第一歩
GeminiのGem機能は、一度設定すれば毎回同じ指示を繰り返す必要がなく、メール作成の手間を大幅に削減できる。上岡氏の実践例からもわかるように、わずかなキーワード入力でプロ並みのビジネスメールが生成されるため、メール業務に費やす時間を最小限に抑えられる。まずは「ビジネスメールGem」を作成し、定型業務の自動化から始めてみてはいかがだろうか。
