書き言葉は話し言葉と違ってあとに残る。当たり前のことだが、メールになるとそのことを忘れる人が多いようだ。携帯メールだけでなくパソコンのメールでも、カジュアルな会話体で文章を書くことが親しさの表れと思い込んでいる人がいるが、そのメールが印刷されて他人の目に触れたとき、どう映るか考えておくべきだろう。
ビジネスでの礼儀と距離感
ビジネスの相手にはある一定の距離を保って礼儀正しく接するべきだ。個人的な親しさを文章で表現することは失礼になることもあるため、避けたほうが無難である。相手が自分と同じ笑いのセンスを持っているかどうかもわからないのに、下手なユーモアを使うのも危険だ。ビジネスの場では当事者だけでなく第三者に読まれても恥ずかしくない文章を書かなければならない。これが第一の心がけである。
目的を明確にした文章作成
ビジネス文書には明確な目的がある。その目的を達するために何を伝えるのか、書き始める前にポイントを整理しておくことが大切だ。ときどき主語と述語が一貫しない文章を見かけることがあるが、これは書きたい要素を整理せず、考えのおもむくままいきなり書き始めることが原因だと思われる。
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