営業コンサルタントで『15分スケジュール すぐに成果を出す人の時間術』（明日香出版社）の著者である黒田昭彦氏は、仕事のスケジュールを組む際に、短い時間で区切ってタスクをこなす時間術に追い込まれすぎるのは逆効果だと警鐘を鳴らす。同氏は「予定通りにいかなかった場合に軌道修正する時間をあらかじめ設けるといい」と述べ、休憩時間と余白時間の重要性を強調している。
余白の時間を1日4マスは入れる
黒田氏によれば、1日の予定を組む時には必ず休憩時間と余白時間を組み込むべきだという。しかし、真面目な人ほどタスクを連続して詰め込み、息つく暇もない細かいスケジュールを立てがちだと指摘する。実際、15分スケジュールを導入したある商社のチームリーダーからは「15分スケジュールにムチ打たれて追い込まれる」との声が寄せられたという。黒田氏は「これはやり過ぎ」とし、過度な自己追い込みは無理がたたって倒れる原因になると警告する。
休憩はパフォーマンス維持に不可欠であり、常に予定通りに進むとは限らない。そのため、一定の割合で余白時間を設け、予定がずれた場合の軌道修正時間を確保する必要がある。黒田氏は「最低でも1日のスケジュールで4マス、できれば2時間おきに30分の余白があれば理想的」と提言する。なぜ15分ではなく30分なのかというと、15分ではちょっとした連絡や雑務程度しかできないのに対し、30分あればできる仕事の範囲が大きく広がるからだ。
余白時間がもたらす心理的効果
予定通りにいかなかった場合にリカバリーできる余白時間があると、心に余裕が生まれる。黒田氏は「予定通りにいかず時間が足りないとプレッシャーを感じながら業務をすると、思わぬミスを招く原因になる」と説明する。余白時間は単なる休憩ではなく、業務の質を高めるための重要な要素だと位置づけている。
また、仕事における休憩は「サボり」ではなく、パフォーマンス維持に不可欠だという。黒田氏は、脳に負担をかけずに目の前の業務に集中するためにも、適切な休憩と余白が必要だと説く。
具体的な実践方法
黒田氏は、スケジュールに余白を組み込むだけでなく、予備業務をあらかじめ考えておくことも推奨している。例えば、移動中の電車内でもできる6つのこととして、メールの確認や読書、アイデア出しなどを挙げている。これにより、余白時間を有効活用しながら、本業に集中できるという。
さらに、予定表からタスクを1つずつ消していくことで達成感を得られ、モチベーション維持にもつながるとしている。
黒田昭彦氏は営業コンサルタントとして、多くのビジネスパーソンの時間管理を指導してきた。その経験から、短期的な効率追求よりも、長期的なパフォーマンス向上につながる時間術の重要性を訴えている。
