PowerPointでよく利用されている「SmartArt」は、Wordでも利用することができる。本記事では、SmartArtの作成手順と基本的な書式設定について解説する。今後、応用的なカスタマイズに挑戦する際の土台となる知識だ。
SmartArtとは何か
SmartArtは、手順や工程、相関関係、リストなどのイメージ図を手軽に作成できる機能だ。「図形」と「文字」を組み合わせて、内容を分かりやすく説明したいときに活用できる。PowerPointに慣れている方にとってはおなじみの機能だが、Word文書でも同様に作成することが可能で、その操作手順はPowerPointの場合とほぼ同じだ。
SmartArtの作成手順
SmartArtを作成するには、挿入したい位置にカーソルを移動し、「挿入」タブにある「SmartArt」をクリックする。続いて、SmartArtの分類・レイアウトを選択し、「OK」ボタンをクリックすると文書に挿入される。最初は各図形に「テキスト」という文字が表示されているので、それをクリックして文字を入力していく。
ただし、配置されている図形の数や位置が説明したい内容と一致するとは限らない。その場合は「図形の追加」または「図形の削除」が必要になる。
図形の追加と削除
図形を追加するときは、基準となる図形をクリックして選択し、「SmartArtのデザイン」タブにある「図形の追加」コマンドで位置を指定する。たとえば、「東日本支部」の図形を選択した状態で「後に図形を追加」を選択すると、その後に同レベルの図形が追加される。図形に上下関係があるSmartArtでは、「上に図形を追加」や「下に図形を追加」も選択できる。
また、テキストウィンドウを使って図形を追加する方法もある。図形を追加したい場所の直前にカーソルを移動して「Enter」キーを押し、図形内に記す文字を入力すると同レベルの図形を追加できる。その後、内容に合わせて図形のレベルを変更するには、各図形のテキストにカーソルを移動し、以下のショートカットキーを押す。
- 図形のレベルを下げる場合：「Alt」＋「Shift」＋「→」キー
- 図形のレベルを上げる場合：「Alt」＋「Shift」＋「←」キー
不要な図形を削除する場合は、図形を選択して「Delete」キーを押すか、テキストウィンドウで不要な文字を削除すればよい。
SmartArtのカスタマイズ
図形の追加や削除が済んだら、次はSmartArtの見た目を整えていく。各図形内に入力した文字の書式は「ホーム」タブで指定できる。文字の書式を何回も繰り返すのが面倒な場合は、SmartArt内の余白をクリックした状態で「ホーム」タブを操作すると、すべての図形内の文字を同じ書式に一括指定できる。
作業効率の観点から、まず余白をクリックしてすべての文字の書式を一括指定し、必要に応じて各図形の文字の書式を調整するとよい。その後、必要に応じて改行を挿入する。「Shift」＋「Enter」キーで改行すると、狭い行間で改行できる。
SmartArtの各図形に装飾を施したいときは「SmartArtのスタイル」を利用するとよい。一覧から好きなスタイルを選択するだけで、図形を立体的に見せることが可能だ。配色を変更したいときは「色の変更」を利用するが、Wordの配色は独特なため、期待通りの結果を得られないケースもある。思い通りの配色にするには、各図形の書式を個別に指定する必要がある。「図形」タブを利用し、「図形の塗りつぶし」や「図形の枠線」などで書式を指定していく。
以上がSmartArtを利用する際に必ず覚えておくべき基本操作だ。これでSmartArtをある程度は自由にカスタマイズできるようになる。ただし、実際の現場ではSmartArtの利用頻度はあまり高くないようだ。その理由のひとつが「説明したい内容と少し違う」といった状況になってしまうケースが多いこと。次回はSmartArtの応用編として、より高い自由度でカスタマイズしていく方法を紹介する。
