Microsoftは、ライセンスが割り当てられていないOneDriveアカウントに対して、新たなポリシー変更を2025年1月から適用している。この変更により、未ライセンスのアカウントは60日後に読み取り専用モード、93日後にアーカイブモードへ自動移行する。これに伴い、管理者はライセンス回収後のアカウント管理や退職者データの運用フローを見直す必要がある。
未ライセンスOneDriveアカウントの扱いが変更
OneDriveアカウントのライセンスが無効になると、そのアカウントは有効なライセンスを失う。この状況は、管理者がライセンスを割り当てていない、または更新を怠った場合に発生する。その結果、OneDriveは読み取り専用モードやアーカイブモードに移行し、ファイルの編集やアクセスに制限がかかる。
ライセンス削除から60日後に読み取り専用へ
有効なライセンスがない状態が60日間継続すると、OneDriveは読み取り専用モードに切り替わる。このモードでは、ファイルの表示とダウンロードのみ可能で、新規ファイルのアップロードや既存ファイルの編集はできなくなる。
93日後にはアーカイブされアクセス不可に
ライセンスがない状態が93日間続くと、OneDriveは自動的にアーカイブモードへ移行する。アーカイブモードではアカウントが事実上凍結され、ファイルの閲覧、ダウンロード、編集、さらにはOneDriveデータへのアクセスも不可能になる。また、12カ月間ストレージおよびアーカイブ料金が未払いの場合、OneDriveデータが削除される可能性がある。
ライセンス回収後のアカウント管理に影響
新ポリシーは、特に退職者アカウントのライセンスを回収した後もデータを一定期間保管する企業に影響を与える。管理者は未ライセンス状態となったアカウントの管理方法を再確認し、以下のポイントをチェックする必要がある。
- 未ライセンスアカウントの有無
- 退職者データの保管方法
- ライセンス回収フロー
- アーカイブ対象の確認方法
Microsoftは、未ライセンスのOneDriveアカウントをMicrosoft 365管理センターやSharePoint管理センターから確認できるとしている。管理者は対象アカウントの有無を確認し、必要に応じてライセンスの再割り当てやデータ移行を検討すべきだ。
ライセンス再割り当てで復旧可能
未ライセンス状態となったOneDriveアカウントは、管理者が有効なライセンスを再割り当てすることで通常の状態に復帰できる。Microsoftは、未ライセンス状態のアカウントを定期的に確認し、必要に応じてライセンスの再付与やデータ移行を実施するよう推奨している。
