Wordには表を作成する機能が標準で搭載されています。この機能の使い方は特に難しくありませんが、効率的に表を作成するにはいくつかのテクニックが必要です。本記事では、表作成に役立つノウハウを紹介します。まずは、コピー＆ペーストを活用してデータを効率よく入力する方法から見ていきましょう。
表の作成とデータ入力の簡略化
表を作成するときの基本操作
まず、表を作成する基本的な操作手順を示します。表を作成したい位置にカーソルを移動し、「挿入」タブにある「表」をクリックします。次に、表の列数と行数を指定しますが、マス目状の部分で指定できるのは最大で7列×6行までです。今回は4列×7行の表を作成したいので、「表の挿入」を選択します。
「表の挿入」画面で「列数」と「行数」を指定する画面が表示されるので、それぞれの数値を入力して「OK」ボタンをクリックします。
指定した列数×行数の表が作成されます。あとは各セルにデータを入力するだけです。これで表の基本形が完成します。
このように、表の作成自体に特に難しい操作はありません。ある程度Wordに慣れている人なら問題なく作業を進められるでしょう。
ただし、「各セルにデータを入力する」という作業が意外と面倒です。表に記載する内容は、自分の頭で考えるものではなく、何らかの資料を見ながら入力する場合が多いでしょう。つまり、数値データを写し間違えないように神経を使う作業になります。
そこで、よりスピーディーかつ確実に表のデータを入力する方法を紹介します。具体的には、コピー＆ペーストを有効活用する方法です。
Excelのデータをコピペするには?
Word文書に掲載する表がすでにExcelで作成されているケースもあるでしょう。この場合、Excelのデータをコピー＆ペーストしてWordの表を作成できれば、作業を効率化できます。実際に試してみましょう。Excelを開き、データ表のセル範囲を「Ctrl」＋「C」キーでコピーします。
続いて、あらかじめ作成しておいた表の先頭セルにカーソルを移動し、「Ctrl」＋「V」キーを押します。すると、コピーしたデータ表がそのまま先頭セルの中に貼り付けられてしまい、求めていた結果にはなりません。
「Ctrl」＋「Z」キーで操作を取り消し、別の方法を試します。今度は「Ctrl」＋「Shift」＋「V」キーを使ってデータを貼り付けます。この操作では、書式を除外した文字情報（テキスト）だけを貼り付けることができます。しかし、先頭セルにすべてのデータが貼り付けられるため、やはり求めていた結果にはなりません。
では、どうすればよいのでしょうか。その答えは「先にセル範囲を選択しておく」ことです。Word文書に作成した表をマウスでドラッグし、データを貼り付けるセル範囲を選択しておきます。この状態で「Ctrl」＋「Shift」＋「V」キーを押すと、各セルに一つずつデータを貼り付けることができます。
このように工夫することで、Excelで作成された表データをWordの表にコピー＆ペーストできるようになります。このテクニックのポイントは以下の2つです。
- あらかじめWordの表でセル範囲を選択しておく
- 「Ctrl」＋「Shift」＋「V」キーで文字情報だけを貼り付ける
この2点を覚えておけば、データ入力の手間を大幅に削減でき、入力ミスも回避できます。あとは表の見た目を整えるだけです。各データの配置は、「テーブル レイアウト」タブにある9個のアイコンで指定できます。
さらに、塗りつぶし（背景色）や罫線の書式をカスタマイズすれば、見やすい表に仕上がります。こうした「表のデザイン」については、別の機会に詳しく解説します。
なお、先ほど紹介したテクニックを使用する際は、コピー元とコピー先の列数・行数が一致していることが大前提です。これらの数が異なると、不具合が生じます。
具体的な例を紹介します。以下の図は、本来なら4列×7行の表を作成すべきところを、間違って5列×7行の表を作成した場合です。一方、貼り付けるExcelデータは4列×7行しかありません。この場合、最後の列に1列目のデータが繰り返し貼り付けられます。
コピー元とコピー先のサイズが一致していないと、このような予想外の結果を招く恐れがあります。データの重複や脱落を防ぐには、事前に列数と行数をよく確認する必要があります。
「文字列を表にする」を使った表の作成
事前に列数と行数を確認することすら面倒な場合は、通常の文字としてデータを貼り付けてから表に変換する手法もあります。こちらはより実践的なので、ぜひ覚えておきましょう。
まず、コピー元のExcelファイルを開き、セル範囲を選択して「Ctrl」＋「C」キーでコピーします。ここまでは先ほどと同じです。
続いて、Word文書を開き、表を作成したい位置にカーソルを移動して「Ctrl」＋「Shift」＋「V」キーを押します。このテクニックでは、あらかじめ表を作成しておく必要はありません。ただし、「Shift」キーも一緒に押すのを忘れないように注意してください。
コピーしたデータの文字情報（テキスト）だけが通常の文字として文書に貼り付けられます。なお、画面には表示されていませんが、これらはタブ区切りのテキストとして貼り付けられています。
続いて、先ほど貼り付けた文字を選択し、「挿入」タブにある「表」→「文字列を表にする」を選択します。
画面が表示され、作成する表のサイズ（列数）を指定できます。ただし、これらの数値は自動認識されているため、通常は変更しなくても大丈夫です。文字列の区切りに「タブ」が選択されていることを確認し、「OK」ボタンをクリックします。
タブの位置で列を区切るように表が作成されます。これで表の基本形が完成です。あとは表の見た目を整えるだけです。
このように、すでにExcelで表が作成されている場合は、データを手入力することなくWordの表に作成できます。一般的な操作手順（列数と行数を数え、表を作成し、各セルにデータを入力）に比べ、圧倒的に速く、正確に表を作成できます。ぜひ覚えておきましょう。
PDFから表データをコピーするには?
最後に、コピー元のデータ表がPDFで作成されている場合について触れます。この場合もコピー＆ペーストでWordの表を作成できれば理想的です。
具体的な例を紹介します。以下の図は郵便局のWebサイトで配布されている「東京発のゆうパック運賃」を示したPDFです。この表を元にWordの表を作成してみましょう。表の上をマウスでドラッグすると、なぜか「北海道」の列だけ選択されず、一方で表の外にある文字が選択されるという不思議な状況になります。
この状態でデータのコピーを行い、Word文書に作成した表に貼り付けてみます。結果は、コピー＆ペーストでデータを入力できるとは程遠いものになります。これでは使えません。
このように、PDFからのコピー＆ペーストは期待どおりにならないケースが多いです。それ以前に、表データを正しく選択できない状況に陥ることも少なくありません。
そこで次回は、PDFからデータをコピー＆ペーストしてWordの表を作成するテクニックを紹介します。
