ビジネスメールの返信をAIに任せたいが、生成された文章が自分の文体と異なり不自然に感じることはないだろうか。そうした悩みを解決するのが、カスタムGPT（GPTs）の活用だ。過去に自分が書いたメールから文体の特徴を抽出し、それを反映した返信文を生成できるようにする。
カスタムGPT作成の6ステップ
まず、過去に自分が書いたメールの中から、今後AIに生成させたい内容に近い形式のものを5～10通選ぶ。相手との関係性やシーンが似ているものを選ぶと精度が上がる。例えば取引先との日常的な連絡メールなど、一定のシーンを想定した上で選ぶとよい。
次に、選んだメールから個人名や会社名、未公開情報などを削除または匿名化する。目的は文体の特徴を抽出することだけなので、これらの情報は不要である。
準備ができたら、以下のようなプロンプトで分析を依頼する。「以下は、私が取引先に送ったメールのサンプルです。これらを分析し、共通する文体と伝え方の特徴を整理してください。」すると、サンプルメールに共通する特徴が詳細に返される。
分析結果には、文体の基本的な特徴（簡潔で事務的だが配慮を忘れない、過度に親しげでない、感情表現が少ないなど）や、情報の伝え方（冒頭で用件を明示する、一文に多くの情報を詰め込まない、項目ごとに段落を分けるなど）が含まれる。この結果をそのまま使うのではなく、一度目を通して不要な項目を削除したり、今後直したい点があれば「もう少し柔らかい印象にしたい」などの方向性を追加して修正する。
続いて、修正した分析結果を基に、カスタムGPT用のプロンプトを作成する。「この特徴を再現したメール文を作成するための、カスタムGPT用のプロンプトを作成してください。」と指示すると、分析結果を反映したプロンプトが出力される。
カスタムGPTの設定と運用
出力されたプロンプトをChatGPTのカスタムGPT機能の「指示」欄に貼り付ければ、メール作成用のカスタムGPTが完成する。以降は毎回このカスタムGPTを呼び出し、受信したメール本文や返信で伝えたい内容を入力するだけで、自分の文体に近いメールが生成される。
必要に応じて、相手との関係性や直前のやり取りなど、メール固有の背景情報も記述すると、より最適化された文章になる。実際に運用してみて「少し違う」と感じる出力があれば、カスタムGPTに追加の指示を加えていく。使いながら自分に最適な形に「育てていける」のもこの方法のメリットだ。
AIによる効率化には、このように「最初のひと手間」が必要なケースも多い。しかしメールの返信は毎日発生する作業であり、一度仕組みを作ってしまえば長く利用できる。定型的なメールのやりとりが多いほど、その効果を実感できるはずだ。
