全国約500店舗を展開する不動産・買取専門業のミニミニ（東京都世田谷区）は、社内通達が読まれず、社内からのシステムに関する問い合わせ対応にヘルプデスクが日々追われるという情報共有の課題に直面してきた。同社は、通達の伝え方と、必要な情報を社員自身で確認できる仕組みの見直しに乗り出した。
「現場の声を聞いて、それをデジタルでどう便利にするか」
そう語るのは総務部の二宮和紀氏だ。同氏が取り組んだ、ツール連携からAIによるシステム開発までの具体的なステップを詳しく解説する。
ミニミニでは従来、グループ各社からの通達事項を総務部に集め、1日1回Web上の掲示板に配信していた。毎日午後5時を目安に配信していたが、各社からの情報を待って掲載が遅れるなどのイレギュラーも多々あった。
また、従来使用していたツールには通知機能がなく、社員が自ら掲示板を見に行って新着の通達があるのか確認する必要があったという。会社のPC以外では閲覧できないという制限もあり、社員の確認が翌日になるなど、情報共有の速度に課題を抱えていた。
チャットツール「direct」導入で情報共有をスムーズに
そこで同社は、リアルタイムでの情報共有を実現するため、L is B（エルイーズビー）が提供するビジネスチャットツール「direct」を導入。社内通達をチャットと連携させることで、配信時に通知が各社員に届くようになった。
しかし、実際に運用を開始すると、画面上に通知を出すだけでは内容まで見てもらえない、見落としが発生するといった問題があったという。そこで、全員に同じ内容のメッセージを一斉送信できるdirectの「一斉連絡」機能を活用。通達内容を掲載した掲示板のURLを、チャットのトーク画面に送信する運用を加えた。
「チャットからワンタップで目的の情報までたどり着けるようになり、情報の共有がよりスムーズになったと感じています」（二宮氏）
情報を発信する側の手順も減らした。プロジェクト単位で投稿権限を与え、担当者が総務部を通さずに掲載できる体制を整えた。さらに、PCだけでなく会社貸与のスマートフォンからも閲覧できるようにすることで、社内の情報伝達のスピードが改善されたという。
マニュアルから脱却、「動画」の活用で全国の業務を平準化
社内通達の仕組みを整えた同社が次に取り組んだのは、社内システムに関する問い合わせ数の削減だった。従来は紙のテキスト資料を中心に、使い方の研修を実施していたため、資料の散逸や「操作方法が分からなくなった」などの問い合わせが全国のヘルプデスクに殺到していた。
「紙資料の置き場を一元化することも考えましたが、文章だけでは操作が分かりにくいケースもあります。そこで、動画で分かりやすく操作方法を伝え、困った社員が自発的に見に行ける環境を整えました」（二宮氏）
同じくL is Bの「ナレッジ動画」サービスを活用し、システムの操作手順などを動画でストックする取り組みを開始。現在、ミニミニ単体で32本、グループ全体で93本の動画が公開されているという。また、新人研修にも動画を活用することで、店舗ごとの業務品質の平準化も実現した。
社内に分散したSaaSをAIで自社最適化 「3日」で試作
